La maîtrise des risques d’un projet inclut le choix stratégique de son équipe, des membres qui la composent et leur nombre. La taille de l’équipe de projet est donc un sujet sur lequel il faut s’arrêter un instant.
Les différents modèles
D’après la théorie d’Henri Fayol, une structure hiérarchique ne peut être vraiment efficace qu’avec une équipe restreinte à un petit nombre de personnes. En cette matière, deux écoles se distinguent :
- les entreprises qui appliquent les équipes de 4
- et celles qui prônent les équipes de 7.
Les premières sont inspirées des « US Navy Seals » qui ont appris que 4 était la taille optimale d’une équipe de combat si l’on voulait obtenir de bons résultats et maintenir la cohésion. Ce modèle est repris par des entreprises de différents secteurs comme McKinsey, le cabinet de conseil ou le start up Pulse.
Certaines entreprises, leader dans leur secteur, optent pour le chiffre 7 pour constituer leurs équipes et permettre l’évaluation de leur manager. En effectuant une évaluation individuelle de chaque membre de l’équipe, au moins une fois par semaine, il a été constaté qu’au-delà de 7 personnes, cette tâche devenait très difficile à gérer pour le manager. Une petite équipe de projet privilégie également la hiérarchie horizontale et une communication plus fluide comme c’est le cas chez Amazon ou Google.
Pourquoi faut-il éviter de créer une équipe de projet de plus de 7 personnes?
L’historien britannique Northcole Parkinson a déclaré qu’à partir d’une douzaine de personnes, les réunions sont une pure perte de temps. Probablement parce que cela inclut des problèmes de performance. Dans les grandes équipes, les tâches de coordination entre les différents membres deviennent nécessaires et prennent plus de temps que les tâches individuelles.
Les problèmes interpersonnels ou relationnels augmentent avec la taille de l’équipe; tout comme les problèmes de communication qui se multiplient (manque de transparence, manque de communication, erreurs). Il est en effet difficile d’avoir une conversation cohérente et satisfaisante avec chaque membre dans un groupe trop large.
Les problèmes qui incombent au manager
Même avec d’excellentes qualités managériales et de leadership, un chef de projet aura du mal à canaliser plusieurs personnalités si le nombre de personnes sous sa responsabilité est trop important. L’expérience montre en effet qu’au-delà d’un certain seuil, les rapports directs de chaque membre avec le manager en pâtiront; sans compter le fait que ce dernier doit assumer d’autres fonctions (la coordination, les stratégies, etc.).
Les avantages d’une petite équipe de projet
Flexibilité
Les petits groupes apportent aussi de nombreux avantages. Les petites équipes sont en effet, plus agiles, plus maniables et plus réactives, car elles peuvent s’attaquer à plusieurs objectifs simultanément.
Cohésion d’équipe
En outre, chaque membre connaît les forces et faiblesses respectives de chacun. Puisque la confiance est réciproque, les petites équipes de projet réduisent ainsi le sentiment d’inconfort, d’insécurité et la confusion.
Budget réduit
Un projet, c’est aussi un budget à gérer. Et il est moins coûteux, à priori de réunir, d’organiser des séances de brainstorming ou des dîners, ou d’organiser le déplacement d’une petite équipe de projet.
Diversité
Il est plus simple de décider de la composition d’une équipe de projet plus restreinte. On évite ainsi de faire des doublons; par exemple deux personnes qui ont les mêmes compétences. On ne recrute que les meilleurs et on peut inclure des membres qui ont des fonctions clés et d’autres qui ont un rôle plus spécifique.
En conclusion, former une équipe de projet de petite taille n’a que des avantages. C’est aussi une structure moins complexe où l’on sait qui fait quoi et où les prises de décisions sont rapides. C’est un modèle à adopter absolument dans les organisations qui ont besoin d’un second souffle, d’un nouveau départ ou qui ont l’esprit de performance et de compétitivité.
