Le PMO (Project Management Office ou Bureau de Gestion de Projets) est le service qui, au sein d’une société, a pour but d’améliorer et de faciliter la gestion de projets. Un consultant PMO sera là pour mettre en place un processus fiable, de bonnes pratiques et des mesures d’évolution du projet. Il peut également effectuer une priorisation des tâches ainsi qu’assurer la communication avec la direction.
Ces dernières années, beaucoup d’entreprises se sont dotées d’un bureau de gestion de projets, que ce soit en interne ou en externe. Même si les besoins du marché sont forts, certaines compétences sont indispensables pour être un bon consultant PMO.
Comprendre les besoins du client
Dans un premier temps, il faut savoir écouter, questionner et cerner votre client. Il est important de lui laisser une marge de manœuvre sur ses nécessités organisationnelles : savoir comment il souhaite que vous travailliez ensemble. Pendant le projet, vous devez communiquer avec transparence et professionnalisme sur la réalisation de celui-ci.
Mettre un cadre au projet
Ici, on parle de méthode. En effet, dans la phase initiale du projet, vous devrez passer assez de temps avec votre client pour appréhender les objectifs et les délais afin d’aboutir, avec lui, à une note d’intention explicite qui définira l’orientation de la mission.
Transversalité
Votre capacité d’adaptation vous permettra de mettre en place une équipe transversale qui sera formée pour un temps donné. Afin de travailler rapidement et efficacement avec des personnes aux profils différents vous devrez faire preuve de capacités relationnelles en favorisant l’expression de chacun dans les échanges.
Assertivité
C’est la capacité à s’affirmer sans pour autant mettre les autres en péril. En portant un regard honnête sur des situations délicates, vous pourrez vous affirmer sans heurts vis-à-vis de l’équipe ou bien du client. C’est une compétence communicationnelle qu’il faut savoir déclencher afin que vos conseils, vos suggestions ou bien vos avis sur ce qui est réalisable ou non soient écoutés à leurs justes valeurs.
Maîtriser l’animation des réunions
Vous aurez beaucoup de réunions différentes à gérer, avec un public très varié : des comités de pilotage, des réunions d’équipes, d’accompagnement au changement, des réunions de crise, etc.
Pour cela, un consultant PMO doit faire preuve d’anticipation et être proactif. Fixez un ordre du jour et des objectifs précis, sachez animer en faisant participer tous vos interlocuteurs et surtout recentrez les débats à l’aide d’un support documentaire adapté.
Gérer les risques
Dans la phase de planification du projet puis tout au long de son évolution, un consultant PMO doit identifier les risques et les anticiper. C’est particulièrement vrai en ce qui concerne les délais et le budget pour lesquels il faudra prévoir des actions de prévention auprès du client. Les entreprises mettent souvent l’accent sur le fait qu’un projet est bien géré lorsque ses risques ont été décelés au fur et à mesure de son élaboration, puis corrigés avant qu’il ne soit trop tard.
Organiser
Un consultant PMO doit savoir mettre en place un suivi concret et totalement factuel du ou des projets qu’il gère. Il faut centraliser les informations et échanger dessus de manière claire et globale avec le client (tableaux de bord, listes de tâches, calendriers, etc.).
Le cas échéant, vous pourrez réajuster votre projet, c’est une manière de garder à la fois le cap vis-à-vis de votre client et vis-à-vis des résultats attendus. Vous éviterez ainsi des déconvenues de dernier moment et démontrerez votre professionnalisme.
Capitaliser son expérience
Le suivi et l’organisation de vos documents vous permettront de pouvoir faire le point non seulement en cours de projet mais également à la fin de celui-ci. Réaliser des retours d’expérience (REX) permet, en effet, d’identifier clairement ce qui a bien fonctionné ou non, et ainsi de mettre en place des pratiques de plus en plus précises pour un portefeuille de projets.
Le consultant PMO acquiert, au cours de ses engagements, des compétences clés dont il peut faire bénéficier les projets suivants, à condition de savoir mettre à profit ses expériences passées. C’est également une très bonne occasion d’identifier ses points faibles afin d’en tenir compte dans l’élaboration de la phase initiale de votre prochaine mission.
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