Tout bon gestionnaire ou chef de projet doit être capable de déléguer certaines tâches aux bonnes personnes, au lieu d’essayer de centraliser les responsabilités et les décisions. Un projet, quel qu’il soit, comporte un grand nombre de tâches différentes et souvent complexes. Il est impossible pour le chef de projet de toutes les assumer de façon efficace. Il est bon alors de savoir comment déléguer et ainsi s’appuyer sur des personnes compétentes pour faire avancer le projet dans le bon sens.
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Les grands principes de la délégation
Déléguer une tâche consiste à confier à une autre personne sa réalisation, avec un objectif bien défini. Cette délégation inclut naturellement les responsabilités et l’autorité qui sont liées. C’est un moyen très efficace de se libérer du temps afin de se consacrer à des sujets plus importants et à se concentrer sur sa tâche principale.
Si le principe paraît simple, ce n’est pas toujours le cas. La délégation est souvent vécue comme une perte d’autorité et de responsabilités. De plus, il est souvent plus facile de tout faire soi-même.
Avant de déléguer une tâche, il faut:
- la cerner parfaitement,
- définir tous les paramètres dont elle dépend,
- identifier la bonne personne,
- lui transmettre des directives précises
- et enfin, recueillir et intégrer le résultat de son travail.
Il faut parfois faire preuve de diplomatie, et d’humilité, en se disant que l’on n’est pas nécessairement la personne la mieux placée pour effectuer le travail. Accepter de déléguer, c’est parfois aussi se dépasser.
Comment déléguer de façon efficace ?
Pour commencer, il est impératif de mettre son ego de côté et d’accepter que d’autres soient au moins aussi capables et compétents. Il est important de constituer une équipe compétente et efficace, et de ne pas toujours faire appel aux mêmes personnes. Même si vous êtes sûr qu’une personne en particulier pourra mener à bien la tâche que vous avez à confier, c’est également l’occasion de tester les autres et de voir qui pourra faire l’affaire.
De la même façon, il ne faut pas uniquement déléguer les tâches rébarbatives. Il est impératif de déléguer des travaux intéressants et gratifiants, afin de toujours entretenir la motivation de l’équipe.
Comment déléguer à la bonne personne ?
Pour choisir le collaborateur qui vous donnera pleinement satisfaction, il est important de bien connaître et comprendre les compétences et les souhaits de chacun. Il y a les compétences d’une personne à un instant « t », et ses souhaits d’évolution. En faisant appel à une personne parfaitement compétente, mais qui souhaiterait aller vers d’autres domaines, le résultat ne sera pas forcément meilleur qu’avec une personne moins compétente, mais qui souhaite se former sur ce domaine particulier et qui est très motivée.
La connaissance de son équipe et des attentes de chacun est donc primordiale afin de savoir comment déléguer au meilleur candidat.
Expliquer clairement le travail à accomplir
Commencer une description de haut niveau de la tâche à effectuer, une description générale, puis ensuite entrer dans les détails. Si la tâche globale peut être présentée lors d’une réunion d’équipe par exemple, seule la personne qui en aura la responsabilité a besoin d’avoir tous les détails. Une fois les informations transmises, il est important de vérifier qu’elles ont été parfaitement comprises et qu’il n’y a pas d’ambiguïtés.
L’idéal est de demander à la personne de faire un résumé du travail à accomplir et de vérifier ainsi sa compréhension.
Comment suivre le travail ?
Déléguer signifie faire confiance. Inutile de contrôler en permanence l’avancement du travail. Ça sera d’une part inefficace et rendra la délégation totalement caduque, et d’autre part totalement démotivant pour la personne concernée. Vous devez faire confiance à la personne que vous avez choisie (sans quoi, ce serait comme vous désavouer vous-même) et ne juger son travail que sur le résultat qu’elle vous présentera.
Cela n’empêche pas de faire des points réguliers s’il s’agit d’une tâche particulièrement complexe ou s’étalant sur une longue durée, mais ils ne doivent pas être trop rapprochés. Ces vérifications sont là uniquement pour s’assurer que l’exécution de la tâche avance et que les délais seront respectés. Plus la personne est expérimentée, et moins ces points seront nécessaires.
Une fois le travail terminé, il est important de faire le point avec la personne qui en avait la charge. Si le résultat est inférieur à vos attentes, voyez comment il pourrait être amélioré et communiquez sur ce point. Il ne faut pas uniquement mettre l’accent sur les points négatifs, mais bien marquer les axes d’amélioration, avec dans la mesure du possible, des exemples concrets. De cette façon, vous pourrez aider la personne choisie à progresser et à évoluer.
