En tant que chef de projet, manager d’équipe, entrepreneur ou freelancer, planifier un projet fait partie de vos tâches récurrentes. Or, un projet n’est rien d’autre qu’un objectif divisé en plusieurs groupes de tâches ; chaque groupe de tâches ayant son propre sous-objectif. Si vous voulez savoir comment planifier un projet afin d’atteindre ses objectifs, vous êtes au bon endroit !
L’accomplissement des différentes tâches aboutit idéalement à l’accomplissement de l’objectif final.
Un problème rencontré par de nombreux chefs de projet est qu’ils n’arrivent pas à prioriser les tâches les unes par rapport aux autres et essaient de tout faire en même temps.
Cela réduit considérablement les chances de terminer toutes les tâches à temps et d’atteindre les objectifs.
D’autres problèmes fréquemment rencontrés dans la définition d’objectifs de projet sont:
- le manque de planning,
- les estimations erronées,
- une définition imprécise et non mesurable des objectifs,
- etc.
Découvrez dans cet article, six astuces vous aideront à comprendre comment planifier votre de projet et atteindre vos objectifs dans les temps.
1- Comment planifier un projet : identifier les choses importantes
Pour savoir comment planifier un projet adéquatement, la première chose à faire est de définir clairement l’objectif principal de votre projet.
Vous pouvez utiliser la méthode SMART comme décrite dans cet article.
Ensuite, faîtes la liste de tout ce qui doit être accompli pour réaliser cet objectif. Cela va vous donner une liste de « sous-projets » avec chacun un objectif spécifique. Parmi cette liste, vous devez identifier les 3 à 5 sous-objectifs prioritaires par rapport aux autres et commencer à travailler sur ceux-ci.
2- Définir les objectifs temporels
Votre projet doit obligatoirement avoir une date de début et une date de fin. Vos sous-objectifs doivent donc eux aussi être clairement définis dans le temps.
En outre, vous devez identifier la séquence selon laquelle ils doivent être accomplis et la durée de chacun d’eux.
Pour voir comment planifier un projet, vous pouvez utiliser les outils de planification Nutcache.
3- Comment planifier un projet : communiquer les objectifs à l’équipe projet
Vos objectifs de projet ne pourront être accomplis avec succès si vous ne les communiquez pas efficacement à votre équipe.
A la réunion de lancement de projet, chaque membre de l’équipe projet doit connaître quels objectifs doivent être atteints, quand et par qui.
4- Développer un plan d’actions
Une fois vos objectifs de « sous-projets » clairement définis, vous avez besoin d’un plan d’actions détaillé pour chaque objectif.
Pour cela, identifiez toutes les tâches à accomplir pour atteindre l’objectif. Ici aussi, vous devez identifier quelles sont les tâches prioritaires par rapport aux autres et les planifier en premier.
Par ailleurs, vous devez vous assurer que toutes les ressources nécessaires sont disponibles pour la réalisation des tâches prioritaires.
=> L’outil de gestion de projet de Nutcache est idéal pour organiser et partager les tâches relatives à votre projet.
5- Faire un suivi régulier
Pour éviter les retards, il est important de faire un suivi régulier, et si possible journalier, des tâches prioritaires. Ainsi, dès qu’un problème survient, vous devez être capable de prendre une action immédiate pour le résoudre.
Souvent, en tant que chef de projet, vous ne pourrez pas suivre l’évolution de toutes les tâches individuelles.
N’hésitez pas à déléguer le suivi des tâches aux personnes responsables de chaque sous-projet. Et assurez-vous que les sous-objectifs prioritaires soient réalisés dans les temps.
Vous pouvez par exemple établir une réunion hebdomadaire avec chaque responsable de sous-projet et une réunion mensuelle avec l’ensemble de l’équipe projet.
6- Ajuster et savoir quand abandonner
Au cours du projet, de nombreuses choses vont évoluer. Certaines circonstances peuvent changer. Il n’est pas possible de tout planifier avec certitude dès le début.
Chaque semaine, prévoyez un temps pour:
- revoir comment planifier votre projet,
- identifier les obstacles rencontrés
- et ajuster votre plan d’actions en fonction.
Vous serez parfois amenés à modifier certains objectifs, a en supprimer certains, voire à abandonner le projet.
Cette dernière situation peut arriver quand les priorités de la société changent, quand le retour sur investissement du projet s’avère beaucoup plus faible que prévu, ou encore quand votre temps est davantage valorisé à travailler sur un autre projet.
Il est souvent difficile d’abandonner un projet sur lequel on a investi beaucoup de temps, d’énergie et d’émotions. Un bon système de prise de décision vous aidera à faire le bon choix.
Savoir comment planifier un projet est une étape primordiale de la gestion de projet. Elle vous permettra de garantir un bon démarrage à votre projet, et garder le focus sur les aspects les plus importants.
=> Le logiciel de gestion Nutcache peut vous aider pour ces différentes tâches !
