Avec le développement de la technologie et d’internet, les équipes projet d’aujourd’hui n’ont plus de contraintes d’horaires ou de distance. Il est en effet tout à fait possible d’avoir au sein d’une même équipe, des personnes de différents continents, travaillant tous ensemble sur un même projet, et qui obtiennent des résultats tous aussi performants que s’ils travaillaient ensemble dans le même bureau.
L’émergence de ces équipes virtuelles s’accompagne cependant de plusieurs challenges comme le recrutement de personnes capables de performer dans ce contexte ou encore la bonne implication des membres de l’équipe dans le projet, afin de garantir une efficacité remarquable.
Pour vous aider à relever ces challenges, voici sept conseils pour bien gérer son équipe virtuelle.
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#1. La main-d’oeuvre – Embauchez les bonnes personnes
Ce ne sont pas tous les employés qui ont la capacité de travailler seuls à domicile, sans la possibilité d’échanger avec les collègues, de socialiser en personne. Les membres d’une équipe virtuelle doivent être conscients de cette réalité. Aussi, pour de meilleurs résultats, il est impératif d’embaucher des personnes aptes à relever ce défi et à performer à la fois seules mais aussi au sein d’une petite équipe.
#2. Les outils – Utilisez des outils de télétravail adaptés
Pour les employeurs qui offrent le télétravail, les outils de communication sont importants notamment pour maintenir la cohésion de l’équipe, mais surtout pour s’assurer que tous les membres sont au diapason. Une équipe virtuelle efficace misera sur tous les outils essentiels à la réalisation d’un objectif : outil de partage d’écran, service de messagerie instantanée, logiciel de gestion de projet ou toute autre solution spécifique à votre industrie.
#3. La méthode – Définissez un plan de travail
L’un des ingrédients les plus importants pour rendre une équipe virtuelle performante est de s’assurer que tous les membres tombent d’accord et adoptent une méthode de travail unique. Au sein d’une équipe virtuelle, chaque personne peut aisément développer ses propres façons de faire qui, en règle générale, s’arriment difficilement avec celles des autres membres. Il est donc conseillé d’utiliser un logiciel de gestion de projet afin que tous les membres soient en phase et que l’activité progresse.
#4. Les objectifs – Articulez clairement les objectifs à atteindre
Aidez les membres de votre équipe virtuelle à comprendre la nature de leur travail en définissant clairement les priorités et les objectifs à atteindre. Dans un contexte de télétravail, l’importance d’avoir des buts et des objectifs clairs ne peut être surestimée. Ces objectifs doivent être explicitement communiqués au cours des réunions, des contacts périodiques et même, lors des évaluations de rendement.
#5. La communication – Maintenez les voies de communication ouvertes
La communication est la clé lorsque votre équipe œuvre en télétravail. Vous devez maintenir une voie de communication structurée et vous assurer que chaque membre rende un rapport quotidiennement. Réservez du temps pour des rencontres virtuelles individuelles avec chacun des membres de l’équipe. Qui plus est, encouragez les membres de l’équipe à communiquer entre eux pour une meilleure cohésion. Une communication efficace vous aidera à développer une équipe productive axée sur les résultats.
#6. La confiance – Instaurez un climat de confiance
Recrutez des travailleurs virtuels en qui vous pouvez avoir confiance peut s’avérer très chronophage. Et puisque tous les employés ne sont pas habilités à travailler dans pareil contexte, il est impératif de trouver des personnes dignes de confiance qui sauront maintenir un niveau de productivité malgré la flexibilité du contexte de travail. Embauchez des personnes fiables et efficaces qui feront progresser votre entreprise.
#7. L’esprit d’équipe – Renforcez l’esprit d’équipe et la solidarité
Puisque les occasions de se côtoyer dans un contexte de télétravail sont plutôt rares, il est important de développer des rapports sociaux entre collègues. Tisser des liens entre membres d’une équipe peut prendre plusieurs formes : l’utilisation de la vidéo pour insuffler un peu de vitalité dans les échanges, des rencontres périodiques en personne, des conversations non reliées au travail, ou tout moyen qui concoure à créer un sentiment d’appartenance à l’équipe est le bienvenu.
