Le concept d’agilité est développé depuis les années 90 dans le domaine de la gestion de projet, et plus particulièrement dans les projets informatiques comprenant du développement. Mais on parle désormais de plus en plus d’entreprise agile. L’agilité peut-elle réellement s’appliquer à la gestion d’une entreprise ? Qu’est-ce que cela implique exactement ? Essayons ensemble de définir l’agilité en entreprise.
En quoi consiste l’agilité ?
Dans les années 90, alors que la complexité des projets informatiques allait grandissante, les méthodes classiques de gestion de projet ont commencé à montrer leurs limites. L’effet tunnel induit par une gestion classique de type spécifications complètes suivies des développements augmente considérablement le risque de dérapages, que ce soit au niveau des jalons temporels ou du budget.
L’introduction de l’agilité dans la gestion de projet a permis d’amener plus de souplesse dans les processus. L’utilisation d’une méthode agile permet d’adapter l’organisation du projet et de le faire évoluer en fonction des besoins. L’utilisation d’itérations courtes associée à un processus d’amélioration continue permet d’anticiper et de réagir rapidement, et éviter ainsi tout dépassement.
L’agilité consiste donc à établir une relation de confiance au sein des équipes tout en conservant une remise en question permanente des développements et des processus, de la façon à les améliorer.
Existe-t-il un état d’esprit agile ?
L’agilité en entreprise nécessite une confiance totale entre les différents intervenants, car elle induit une collaboration pleine et entière, en toute transparence. C’est la seule façon de faire face à des projets ou des problèmes de plus en plus complexes. La remise en question permanente des actions et des processus prônée par l’agilité nécessite également cette confiance.
Mettre en place une démarche agile en entreprise revient à opérer de nombreux changements, de façon très régulière. L’intérêt de cette démarche est qu’il est plus facile de faire accepter de nombreux petits changements, réguliers, n’ayant pas chacun un gros impact, que d’effectuer de gros changements mais plus rarement. C’est également moins risqué, les impacts de ces changements étant moins importants, il y a moins de chance de dérapages.
A quoi peut ressembler une entreprise agile ?
L’agilité appliquée aux projets permettrait donc de s’adapter plus facilement aux changements, de mieux maîtriser les processus de bout en bout, et au final, d’augmenter à la fois la satisfaction du client, mais aussi celle des équipes de développement.
N’est-ce pas finalement ce que toute entreprise recherche ? Être compétitive, maîtriser le changement et les risques, avoir des employés heureux de travailler, satisfaits de ce qu’ils font, et être capable de proposer des solutions concrètes, personnalisées et efficaces à ses clients ?
Mais mettre en place de l’agilité dans le fonctionnement d’une entreprise nécessite généralement un changement de paradigme ! La tâche sera naturellement plus simple pour une jeune entreprise. En revanche, dans une entreprise existant depuis plusieurs années, voire dizaines d’années, les façons de raisonner, les modes de gestion et les habitudes sont bien ancrées. Devenir une entreprise agile va demander à tous d’abandonner ces repères mis en place au fil des années, pour s’en créer de nouveaux. Adopter une démarche agile ne va pas seulement consister à mettre en place des outils et des méthodes agiles. Il ne s’agit pas uniquement de technique, car les principaux changements à apporter sont liés à l’humain.
Devenir une entreprise agile nécessite donc une véritable transformation, car la culture de l’entreprise va devoir évoluer. Il va donc falloir changer non seulement sa façon de travailler, mais surtout sa façon d’être, et penser totalement différemment. C’est pourquoi, avant de se lancer dans une telle aventure, il est très important de se faire accompagner par quelqu’un ayant déjà cette expérience de la transformation.
L’adaptabilité, la flexibilité et la réactivité vont devenir les trois piliers de l’entreprise. Le processus d’amélioration continue s’intégrera à tous les niveaux, qu’il s’agisse du management ou du développement, de façon à pouvoir toujours répondre à des besoins spécifiques et complexes, et donner le meilleur. La culture de l’individu sera abandonnée au profit de la culture collaborative, favorisant par là même le développement des potentiels. L’innovation sera encouragée, de nouvelles opportunités apparaîtront et il sera plus facile de répondre aux besoins des clients de façon plus personnalisée.
Comment rendre son entreprise agile ?
Tout cela est bien beau, l’agilité apporte beaucoup d’avantages, mais concrètement, comme devenir une entreprise agile ?
Pour commencer, il va peut-être falloir revoir les priorités de base. Là où la plupart des entreprises place comme priorité principale la rentabilité, l’entreprise agile placera la satisfaction client avant toute chose. Si la mise en place d’une fonctionnalité ne fait pas gagner beaucoup de client ou d’argent, mais qu’elle a un impact très positif sur l’image de l’entreprise, alors il doit s’agir d’un objectif prioritaire. Fournir un produit opérationnel, répondre positivement à une demande du client, c’est la meilleure façon d’avancer.
Il ne faut pas avoir peur du changement, mais au contraire, l’accueillir et l’accompagner. Les équipes vont devoir apprendre à s’adapter et à réagir rapidement aux demandes des clients. L’organisation doit être présente pour aider ses équipes à adopter les changements, notamment en récompensant la créativité plutôt qu’en mettant en place des processus rigides.
Accompagner le changement signifie également se remettre en question régulièrement. Il faut s’assurer que les attentes de l’entreprise et des salariés soient en phase, notamment en s’assurant que les besoins en compétences et les éventuels points de blocages soient remontés régulièrement et pris en compte.
Le mode de travail collaboratif doit devenir la norme. La réussite vient du fait que tous travaille ensemble. L’information doit être transparente à tous les niveaux de l’entreprise. On ne voit plus de manager qui prend une décision impliquant ses équipes seul dans son coin dans une entreprise agile. Chacun peut avoir son mot à dire et des choses à apporter avant qu’une décision soit prise. Elle sera d’ailleurs de cette façon beaucoup plus facilement acceptée, puisque comprise de tous. D’autre part, l’entreprise agile privilégie les échanges directs, en face-à-face, pour communiquer. Il n’y a rien de tel qu’une avalanche de courriers électroniques pour noyer une information et la rendre impersonnelle. Si un échange d’information nécessite l’échange de plus de trois messages, c’est qu’en général, une rencontre s’impose.
Un autre intérêt du travail collaboratif, c’est l’implication des salariés. S’ils se sentent soutenus et en confiance, ils resteront motivés et atteindront ainsi plus facilement les objectifs fixés. De même, avec une communication transparente, chacun garde en vue le cap fixé par l’entreprise, les objectifs fixés, et de retrouve de fait plus impliqué dans leur réalisation.
L’agilité en entreprise permet donc une grande souplesse au niveau des équipes quant à leur organisation, et la modification de leur organisation en fonction des besoins. Par conséquent, les équipes ont besoin d’autonomie, et doivent pouvoir s’autogérer. Les membres des équipes ayant tous la même vision de l’entreprise, et une vision précise des projets en cours, ils sont les plus à même de définir leurs propres besoins. Ils doivent donc pouvoir demander des renforts si nécessaire, faire appel à des sous-traitants quand les compétences ne sont pas disponibles en interne, obtenir des formations et obtenir les bons outils pour travailler. Les managers ne sont plus là pour contrôler ce qui est fait et diriger les équipes, mais pour les aider, leur faciliter les choses et maintenir la cohésion. Les équipes autonomes sont à même de prendre des décisions pour avancer, sans avoir nécessairement besoin de consulter la hiérarchie. Cela entraîne naturellement un gain de temps et de productivité indéniable.
Enfin, pour être réellement autonomes, les équipes doivent être capables de se remettre en question régulièrement, de façon à repérer ce qui ne va pas et qui doit être corrigé, ce qui peut être amélioré. Des solutions sont proposées, puis mises en place afin d’améliorer le fonctionnement de l’ensemble.
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