L’organigramme des tâches est parfois appelé OT ou WBS ( pour Work Breakdown Structure, en anglais ). Il peut être considéré comme l’un des documents les plus importants de votre organisation de projet. Il en est, en tout cas, un élément fondateur. Il se réalise, en effectuant une décomposition étape par étape, de l’ensemble du travail à venir, dans le cadre d’un projet.

Généralement, la description précise de la mission que représente l’organigramme des tâches, permet à elle seule d’obtenir les résultats attendus. C’est pour cette raison qu’il faut apporter beaucoup de soin à sa rédaction. Vous allez voir les cinq règles d’or que vous pouvez appliquer, pour réaliser un bon organigramme des tâches, lors de votre projet.

 

Gardez toujours en tête l’objectif d’un organigramme des tâches

Le but, pour vous, est d’élaborer un document qui représente dans le détail, l’ensemble des tâches à effectuer pour un projet. Ainsi, en vous basant sur ces indications, vous pourrez répertorier chaque tâche que vous devrez planifier, construire votre budget et garder un contrôle constant de l’état d’avancement du projet. Ce document devra, en outre, participer à la maîtrise des risques d’exécution identifiés.

Avec Nutcache, vous établissez et planifiez facilement une liste de tâche, que vous pouvez consulter rapidement depuis votre tableau de bord.

 

Découpez, puis découpez, et enfin, découpez

En effet, la décomposition du projet se fait niveau par niveau. Vous devez absolument travailler par étapes pour les divisions que vous effectuez. Dans un premier temps, sectionnez votre projet par phases naturelles, c’est-à-dire par phases séquentielles inhérentes au projet. Puis, introduisez la notion d’emplacement en segmentant de manière géographique.

Ensuite, appliquez le filtre architectural sur l’étape suivante. Cela signifie que vous regardez le projet sous le prisme d’un système à mettre en action, d’une fonction à effectuer ou bien d’un composant à fournir. Ajoutez à cela, une coupe par type d’activité ou par nature de prestation, comme les achats, la fabrication, les essais, etc. Enfin, vous pouvez compléter l’organigramme avec un niveau supplémentaire d’analyse par métier ou par spécialité.

Nutcache vous permet de croiser toutes ces données, en ligne, et ainsi d’élaborer un organigramme des tâches au plus près de votre projet.

 

Ne réalisez pas votre organigramme des tâches tout seul

Afin que votre organigramme des tâches soit le plus précis possible, vous devez mettre à contribution vos équipes, vos sous-traitants et même vos clients. En effet, il est presque incontournable d’impliquer la totalité des acteurs du projet sans son élaboration. Cela permet d’avoir accès à l’expérience de chacun et au savoir faire commun. Également, votre équipe se sentira plus impliquée quant à la réalisation du travail à venir, puisqu’elle en aura défini les grandes phases.

Vous pouvez vous rapporter à des OT sur des projets antérieurs, afin d’en dégager des parties et les adapter à votre nouvelle mission. Quand vous êtes sur un grand projet, qui se déploie sur une longue période, il est préférable de construire votre organigramme par vagues successives. Ainsi, les premières bases du projet seront jetées et les phases suivantes seront décrites de façon plus macroscopique.

Nutcache, logiciel de gestion de projet collaboratif, peut vous aider à mettre en commun, avec vos équipes, les informations nécessaires à la réalisation d’un organigramme des tâches performant.

 

Ne faites pas un organigramme des tâches trop long

Dans l’idéal, un organigramme des tâches parfait, ne fait pas plus de sept lots sur sa largeur et pas plus de trois niveaux sur sa hauteur. En effet, si vous réalisez un document trop grand, vous ne pourrez pas l’imprimer sur une feuille A4. Et il est impératif de garder une taille raisonnable, pour faire de l’organigramme des tâches une référence consultable facilement.

Si vous respectez ces indications, vous ne devriez pas avoir plus de vingt tâches listées, qui seront tout à fait lisibles et compréhensibles. Si vous n’arrivez pas à entrer dans ces dimensions, il est fort probable que votre projet soit trop gros. Réfléchissez à la possibilité de le segmenter en sous-projets.

 

Appliquez la règle des 3R systématiquement

Cette règle est simple. En effet, pour chaque lot identifié sur votre organigramme des tâches, vous devez pouvoir caractériser :
– un Responsable unique,
– un Résultat parfaitement reconnaissable,
– les Ressources à mobiliser pour arriver à ce résultat.

Nutcache, avec son système de planification avancé, d’attribution de tâches et ses tableaux collaboratifs, peut grandement vous faciliter les choses dans ce cas. Effectivement, en l’utilisant, vous pourrez facilement répondre à ces trois questions : qui est le responsable ? Quel est le résultat ? Où sont les ressources ?

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